Новшества в оформлении электронных транспортных накладных (ЭТрН)

Давайте их вместе разберём:

• С 1 сентября мы вообще не сможем возить товар без транспортной накладной?
• А если везём всё своим транспортом — это тоже под запретом?

Кратко: нет, не всегда. Если вы перевозите груз для собственных нужд и не оказываетe услугу перевозки третьим лицам, ЭТрН вам не нужна.
В этом случае достаточно:

• электронного путевого листа (ЭПЛ);
• внутренних документов: накладная/акт перемещения между складами, МОЛами, подразделениями.

То есть классическая история «со склада компании на её же точку продаж» своим автомобилем — это внутренняя логистика, а не коммерческая перевозка для чужого клиента.
Здесь важно, чтобы были:
 

• понятные маршруты;
• оформленные путевые листы;
• складской учёт, который подтверждает, что товар действительно перемещён.

Здесь уже другая логика. Как только вы нанимаете стороннего перевозчика, это уже договор перевозки, а не внутреннее перемещение. В этом случае оформление электронной транспортной накладной (ЭТрН) становится обязательным элементом системы.

Что нужно сделать до того, как первый груз уедет по-новому:

• договориться с перевозчиком, через какой сервис вы будете обмениваться электронными документами;
• прописать порядок подписания титулов: кто, когда и в каком виде подтверждает сдачу/приём груза;
• определить сроки: сколько времени даётся на подписание, исправление, устранение расхождений.

Иначе вы рискуете оказаться в ситуации, когда груз уже уехал, а документально его «как будто не было».

По сути, электронная транспортная накладная превращает перевозку в цифровой след, который можно проверить в любой момент.

Для тех, кто работает «в белую», это плюс:

• ГИС ЭПД даёт прямое подтверждение, что перевозка была — это аргумент и для заказчика, и для налоговой;
• электронные данные помогают автоматизировать признание расходов и подтверждение вычетов — меньше ручной работы и меньше поводов для придирок;
• QR‑код ЭТрН позволяет инспектору на дороге мгновенно проверить документы без кипы бумаги.

Для тех, кто привык работать «на доверии и без бумажек», это минус:

• «Потерять» накладную, оформить её задним числом, подменить один маршрут другим — всё это становится значительно сложнее;
• налоговая и другие контролёры могут сопоставлять ЭТрН с ЕГАИС, «Меркурием» и прочими системами: видна вся цепочка от производителя до конечного покупателя;
• отсутствие ЭТрН при заявленных расходах на перевозку — прямой повод для вопросов: за что вы платили, если перевозки в системе нет?

У перевозчика (и других участников цепочки) появится QR‑код, привязанный к конкретной ЭТрН. В нём зашит идентификатор накладной в ГИС ЭПД.

Сканирование такого кода даёт доступ к данным по перевозке:

• кто отправитель, кто перевозчик, кто получатель;
• какой груз, когда и откуда–куда везли;
• в каком статусе находится документ (оформлен, принят, завершён).