Собираем архивы по новым правилам

Время и цифровые тенденции диктуют нам активно использовать электронный документооборот. Налоговики способствуют, а порой даже и требуют переходить на цифровой формат «общения». Но для многих встаёт вопрос о правильности хранения документов, и как защищать хранение электронных документов в организации.

1. Храним архив так: бумажные документы — на бумаге, электронные — в электронном виде. Переводить бумажные документы в электронный вид для хранения не нужно.
2. Хранение необходимо организовать поквартально по годам. В каждом квартале счета бухгалтерского учёта с наименованием поставщиков, заказчиков.
3. Документы должны быть систематизированы в электронных папках для хранения, иметь одинаковую поквартальную структуру.
4. Проведение документов в 1С —  у документов, полученных в электронном виде, следует в комментариях помечать, что архив документа хранится в электронном виде.
5. Закрепить в учётной политике регистры бухгалтерского и налогового учёта, которые ведутся на бумажные носители. Это облегчит понимание с налоговым органом при запросе регистров.

1. Электронная первичка. Электронный документ признается равнозначным документу на бумажном носителе, когда он подписан электронной подписью (ч. 3, 4 ст. 5, ч. 1, 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, письмо Минфина от 26.02.2021 № 03-03-06/1/13409).
2. Бухгалтерская и налоговая отчетность. Распечатывать бухгалтерскую отчетность, декларации и расчеты, которые вы составляли в электронной форме, не нужно. Они должны быть заверены по всем правилам электронной подписью. (ст. 6 Закона № 63-ФЗ).
3. Счета на оплату. Распечатывать и хранить собственные счета не обязательно.
4. Скан-копии. Распечатанная скан-копия не заменит оригинал.
5. Электронные больничные листы. Соцстрах не требует распечатывать электронные больничные.
6. Расчетные листки. Трудовики разрешили рассылать сотрудникам расчетные листки по электронной почте или через мессенджеры (письма Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, ГИТ в г. Москве от 17.09.2021 № ТЗ/4683/10-33121-ОБ/18-1297). Но об этом лучше написать во внутренних документах компании, например, в положении об оплате труда.
7. Электронные книги покупок и продаж, журнал учета счетов-фактур. Документы, составленные в электронном виде, распечатывать по окончании квартала или года не нужно. В инспекцию вы передаете их в электронном виде по ТКС (п. 2 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК).