Пн-Чт: 9:00-19:00 Пт: 9:00-18:00
Связаться с нами Онлайн-заказ

Собираем архивы по новым правилам

С 1 января 2022 года вступило в силу новое ФСБУ 27/2021, которое определяет новый порядок и положение о бумажном и электронном документообороте.

Собираем архивы по новым правилам

Бумажное и электронное хранение — как лучше архивировать документы?

Время и цифровые тенденции диктуют нам активно использовать электронный документооборот. Налоговики способствуют, а порой даже и требуют переходить на цифровой формат «общения». Но для многих встаёт вопрос о правильности хранения документов, и как защищать хранение электронных документов в организации.

Мы рекомендуем закрепить это внутренним положением и разработать регламент документооборота на бумажном носителе и в электронном формате хранения.

Наши рекомендации по ведению электронного документооборота

  1. Храним архив так: бумажные документы — на бумаге, электронные — в электронном виде. Переводить бумажные документы в электронный вид для хранения не нужно.
  2. Хранение необходимо организовать поквартально по годам. В каждом квартале счета бухгалтерского учёта с наименованием поставщиков, заказчиков.
  3. Документы должны быть систематизированы в электронных папках для хранения, иметь одинаковую поквартальную структуру.
  4. Проведение документов в 1С —  у документов, полученных в электронном виде, следует в комментариях помечать, что архив документа хранится в электронном виде.
  5. Закрепить в учётной политике регистры бухгалтерского и налогового учёта, которые ведутся на бумажные носители. Это облегчит понимание с налоговым органом при запросе регистров.

Не нужно распечатывать

  1. Электронная первичка. Электронный документ признается равнозначным документу на бумажном носителе, когда он подписан электронной подписью (ч. 3, 4 ст. 5, ч. 1, 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, письмо Минфина от 26.02.2021 № 03-03-06/1/13409).
  2. Бухгалтерская и налоговая отчетность. Распечатывать бухгалтерскую отчетность, декларации и расчеты, которые вы составляли в электронной форме, не нужно. Они должны быть заверены по всем правилам электронной подписью. (ст. 6 Закона № 63-ФЗ).
  3. Счета на оплату. Распечатывать и хранить собственные счета не обязательно.
  4. Скан-копии. Распечатанная скан-копия не заменит оригинал.
  5. Электронные больничные листы. Соцстрах не требует распечатывать электронные больничные.
  6. Расчетные листки. Трудовики разрешили рассылать сотрудникам расчетные листки по электронной почте или через мессенджеры (письма Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, ГИТ в г. Москве от 17.09.2021 № ТЗ/4683/10-33121-ОБ/18-1297). Но об этом лучше написать во внутренних документах компании, например, в положении об оплате труда.
  7. Электронные книги покупок и продаж, журнал учета счетов-фактур. Документы, составленные в электронном виде, распечатывать по окончании квартала или года не нужно. В инспекцию вы передаете их в электронном виде по ТКС (п. 2 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК).

Берегите бумагу — не тратьте бумагу на распечатку электронной отчетности, ее можно хранить в цифровом виде!

Вам также может быть интересно:
Производственный календарь на 2023 год

Постановлением Правительства Российской Федерации от 29.08.2022 N 1505утвержден график переноса выходных и праздничных дней в 2023 году. Сохраните себе этот календарь, и график выходных и праздничных дней на 2023 года будет всегда у Вас под рукой! Скачать календарь на 2023 год

Узнать больше
Налоговые новости
Ты кто резидент или нерезидент
Ты кто резидент или нерезидент?

Готовятся изменения в Налоговый кодекс — статус резидентства будет определяться налоговиками автоматически. Предполагается, что органы, осуществляющие выдачу и замену загранпаспортов, обязаны сообщать в ИФНС по месту жительства гражданина, которому оформляется паспорт, сведения: о фактах первичной выдачи, выдачи в дополнение к действующему, или замены загранпаспорта; об изменениях персональных данных, содержащихся во вновь выданном загранпаспорте. Эти сведения...

Узнать больше
Юридические новости
Граждане смогут направить документы в суд в онлайн-формате через МФЦ
Граждане смогут направить документы в суд в онлайн-формате через МФЦ

Норма закреплена в Постановлении Правительства от 19 августа 2022 г. № 1457. Заявители смогут бесплатно направлять документы в государственную автоматизированную систему (ГАС) «Правосудие» через многофункциональные центры госуслуг. Но возникает сразу вопрос — много ли людей способны самостоятельно составить исковое заявление в суд? Статья 131 ГПК РФ для судов общей юрисдикции и статья 125 АПК РФ...

Узнать больше
Миграционные новости
Правовое регулирование положения граждан ДНР и ЛНР
Правовое регулирование положения граждан ДНР и ЛНР в РФ

27 августа 2022 года был подписан Указ Президента Российской Федерации №585 «О временных мерах по урегулированию правового положения граждан Донецкой Народной Республики, Луганской Народной Республики и Украины в Российской Федерации». Данный Указ даёт следующие права гражданам Донецкой Народной Республики, Луганской Народной Республики и Украины: Пребывать на территории Российской Федерации без ограничения сроков. Вести трудовую деятельность...

Узнать больше

Хотите быть в курсе новостей

Если вы работаете или планируете работать в иностранной компании, то вы обязательно столкнетесь с вопросами, связанными с оформлением иностранных граждан. Для получения основных знаний по этому вопросу приглашаем вас на наш вводный курс

ООО «ЮРКОМ»
ул. Радио, д. 24, корпус 1, помещение VII 105005 Москва, Россия,
+7(495) 150-80-14, call@urcompany.org