Пн-Чт: 9:00-19:00 Пт: 9:00-18:00
Связаться с нами Онлайн-заказ

Сложности перехода на аутсорс: мнимые препятствия

Квалифицированные кадры — это залог успеха и стабильности на всем пути становления и развития предпринимательского дела. При этом, какую бы нишу ни занимал бизнес, его существование немыслимо без профессионального сопровождения специалистами в сфере финансов, права, налогов и т. п.

Однако практика показывает, что невозможно охватить все области деятельности своими силами. Содержать в штате специалистов экстра-класса по каждому направлению — весьма ресурсозатратное мероприятие. Отчего же бизнесмены столь неохотно привлекают экспертов на аутсорсе?

Сложности перехода на аутсорс: мнимые препятствия

Препятствия на пути сотрудничества заказчика и аутсорсера

Чаще всего компании задумываются об использовании аутсорсинговых услуг, когда требуется реализовать особо сложный проект либо какое-либо направление деятельности оказывается слишком трудозатратным. Взять для примера расчет заработной платы и налогов.

Сотрудник, ответственный за этот участок работ, должен производить расчет следующих начислений по каждому работнику организации:

  • зарплата (авансовые и основные платежи);
  • налоговые и страховые отчисления;
  • отпускные;
  • выходные пособия;
  • командировочные;
  • выплаты по листам временной нетрудоспособности;
  • иные выплаты и компенсации.

Помимо проведения расчетов ответственный сотрудник вносит данные в электронную базу данных компании, готовит и своевременно сдает зарплатную отчетность в контролирующие органы, предоставляет по запросу справки и прочие документы.

Так как законодательство в этой сфере очень изменчиво, необходимо постоянно отслеживать нововведения и внедрять их в работу. Любые ошибки в работе способны привести к крупным штрафам со стороны налоговых и иных проверяющих органов, что может подорвать деятельность любого предприятия.

То есть на данное направление необходим грамотный, ответственный специалист с высоким уровнем квалификации. Как найти такого исполнителя-профессионала? Как контролировать работу специалиста на аутсорсе? Как делить с ним ответственность? И наконец, не слишком ли дорого обходится аутсорсинг?

1.    Проблема выбора

Обилие предложений услуг порождает серьезную проблему выбора. Разобраться в деловых качествах исполнителей помогает, в том числе, репутационный рейтинг, построенный на основе отзывов клиентов. Стоит немного времени уделить поиску информации, чтобы составить определенное мнение о надежности и уровне профессиональных компетенций компании-аутсорсера.

Скажем, в команде ЮРКОМкомпани бухгалтеры работают в тесном взаимодействии с юристами, аудиторами и налоговыми консультантами, поэтому любой спорный вопрос или проблемная ситуация могут быть решены быстро, четко и со знанием дела.

2.    Дополнительные расходы

Экономическая выгода играет не последнюю роль при принятии решения о передаче дел аутсорсеру. Привлечение специалиста со стороны может повысить расходы компании, особенно если аутсорсер будет работать «параллельно» со штатными сотрудниками.

Однако не стоит забывать, что затраты на оплату аутсорсинговых услуг можно отнести к расходам компании при определении налогооблагаемой базы. При этом аутсорсеру не нужно организовывать рабочее место, оплачивать больничный и отпуск, а также перечислять за него страховые и иные взносы. И самое главное — профессионально выполненная работа позволит компании избежать санкций со стороны проверяющих органов и сохранить свои доходы.

Выбирая аутсорсера, четко определите, какие именно задачи будут делегированы исполнителю и какой результат он должен обеспечить. Только после этого можно переходить к анализу коммерческих предложений выбранных исполнителей.

Например, аутсорсеру можно передать следующие задачи: обработка первичной документации, расчет з/п и сопутствующих отчислений, подготовка зарплатной отчетности и предоставление аналитических справок по запросам. Объем рабочего времени можно определить в человеко-часах. Желательно сразу предусмотреть порядок (возможность) изменения стоимости в зависимости от объема работ. Пересмотр цены может потребоваться в случае изменения численности персонала, появления новых статей учета и т. д.

3.    Проблема взаимодействия

Эту проблему можно охарактеризовать как «свой — чужой». Справится ли привлеченный специалист со своей задачей в полной мере? Ведь он не работает в компании, не знает все внутренние регламенты и негласные правила, а только периодически подключается к процессу?

На самом деле, это надуманная проблема. В курсе всех дел может быть только сотрудник, который работает в компании со дня ее основания на ключевой должности. Для сферы учета зарплат, как раз наоборот, характерна большая текучесть кадров. К тому же, какой смысл полагаться на «своего» специалиста, если уровень его квалификации оставляет желать лучшего? В этом деле практические навыки и опыт решают все.

Отсутствие на рабочем месте аутсорсера — также не проблема. Его участие в производственных совещаниях совершенно не требуется, а составлять аналитические справки можно и в удаленном формате. Предоставление аутсорсеру доступов к программному обеспечению, которое используется в компании для учета, вообще снимает с повести этот вопрос. Все операции заказчик может отслеживать в режиме реального времени в облачной программе (контроль онлайн).

Что касается уклонения исполнителя от «живого» общения, когда аутсорсер не отвечает на звонки и сообщения, то эту ситуацию можно отдельно предусмотреть в договоре и ввести систему штрафов. Наказание рублем может иметь хороший эффект.

Таким образом, единственная реальная проблема, с которой могут столкнуться компании, привлекающие аутсорсера, это отсутствие детальной проработки условий сотрудничества. Чем подробнее будет прописан порядок взаимодействия сторон в договоре, тем меньше проблем возникнет в процессе работы. Особенно важно установить нормативы по срокам работ, чтобы исключить риски просрочек и авралов.

4.    Разграничение ответственности

Еще одно препятствие при осуществлении выбора в пользу аутсорсера — разграничение ответственности привлеченного специалиста и компании-заказчика. Кто несет ответственность в случае обнаружения ошибок или наложения штрафов из-за просрочек?

Позиция исполнителя чаще всего сводится к принципу: лучше переплатить в пользу государства, чем получить санкции со стороны надзорных органов и оказаться виновным. Проще говоря, аутсорсер не стремится экономить деньги заказчика. Об этом следует помнить и обговаривать распределение ответственности в тех или иных случаях (можно указать в договоре, что с исполнителя снимается ответственность, если он руководствовался выгодой заказчика).

В ЮРКОМкомпани, например, вопросу налоговой оптимизации и снижения потерь у компании-заказчика уделяется самое пристальное внимание. Наши эксперты разрабатывают и предлагают к использованию только проверенные и жизнеспособные правовые механизмы.

Не лишним будет также указать в договоре условие о распределении вины. Если просрочка произошла вследствие действий компании-заказчика, то исполнитель автоматически освобождается от ответственности. Если же аутсорсер виноват в нарушении сроков, то он компенсирует все выставленные компании штрафы.

5.    Проблема конфиденциальности

Еще одна «страшилка» в сфере услуг — привлеченные специалисты могут «слить» важные сведения конкурентам или иным лицам. Однако такого рода исполнители мгновенно портят свою репутацию и теряют доверие клиентов. Поэтому заказчику достаточно проявить минимум осмотрительности, чтобы исключить сомнительных дельцов из списка потенциальных исполнителей.

Как видим, недостатки аутсорсинга не настолько серьезны, чтобы бояться профессионального сопровождения бизнеса специалистами со стороны. Нужно лишь ответственно подойти к поиску надежного и компетентного исполнителя. И не стоит зацикливаться на поиске специалиста с узкой специализацией. Чем масштабнее охват компетенций исполнителя, тем более широкий круг вопросов может быть передан на профессиональный аутсорс. К примеру, в ЮРКОМкомпани можно заказать юридические, бухгалтерские, налоговые и аудиторские услуги экспертного уровня и обеспечить комплексную защиту бизнеса по всем направлениям.

Вам также может быть интересно:
Миграционные новости
Миграционные новости
Иностранцам больше не нужно платить за углубленное обследование на инфекционные заболевания

Уважаемые коллеги! Информируем Вас о том, что с 10.01.2023 года в ММЦ «Сахарово» была отменена плата за дополнительное обследование на опасные для окружающих инфекционные заболевания. Данное нововведение было инициировано Республикой Кыргызстан. На данный момент в миграционном центре проводятся медицинские обследования для категорий граждан, имеющих патент, разрешение на работу, разрешение на временное проживание и вида на...

Узнать больше
Налоговые новости
Прослушка
Прослушка — признанное доказательство при налоговых проверках

Письмо содержит анализ 45 налогоплательщиков — выгодоприобретателей, которые были успешно привлечены к уголовной ответственности за совершение налоговых преступлений. При этом в 31 случае бенефициарами оказались собственники, руководители и главные бухгалтеры налогоплательщиков, и еще 14 лиц неформально управляли деятельностью компаний или получали от них экономически необоснованную выгоду. В этом документе важно не само «преступление и наказание», а...

Узнать больше
С наступающим Новым годом

Новый год – это не просто начало нового календаря, это новые надежды, успехи и победы. Новогодняя пора пропитана атмосферой добра и уюта, предвкушением радостных изменений в нашей жизни. От всей души хотим поздравить Вас с наступающим Новым Годом и Рождеством! Желаем не останавливаться на достигнутых результатах, непрерывно совершенствоваться и покорять новые вершины! Пусть 2023 станет...

Узнать больше
Юридические новости
Мобилизацию признали чрезвычайным обстоятельством

Компании, в которых призвали руководителя — единственного учредителя, смогут уволить всех своих сотрудников. Порядок и процедура увольнения будут такими же, как если бы наступили чрезвычайные обстоятельства. Новое основание для увольнения ввели Федеральным законом от 04.11.2022 № 434‑ФЗ. Норма применяется к правоотношениям, которые возникли с 21 сентября 2022 года. Поправка была необходима, так как фактически компании...

Узнать больше

Хотите быть в курсе новостей

Если вы работаете или планируете работать в иностранной компании, то вы обязательно столкнетесь с вопросами, связанными с оформлением иностранных граждан. Для получения основных знаний по этому вопросу приглашаем вас на наш вводный курс

ООО «ЮРКОМ»
ул. Радио, д. 24, корпус 1, помещение VII 105005 Москва, Россия,
+7(495) 150-80-14, call@urcompany.org