Инвентаризация перед годовой отчетностью за 2025 год: полное руководство для бухгалтера и руководителя

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ, инвентаризация перед составлением годовой бухгалтерской отчетности является обязательной. Конкретные сроки организация устанавливает в своей Учетной политике, но завершить все мероприятия необходимо до конца отчетного года (до 31 декабря 2025 года).

Однако инвентаризацию некоторых активов (например, основных средств) можно проводить раз в три года, а библиотечных фондов — раз в пять лет. Важно сверить график с Учетной политикой, чтобы не нарушить установленную периодичность.

Процесс можно разбить на три ключевых этапа:

1. Подготовительный (Приказ, комиссия, документы): Издается приказ по форме ИНВ-22 о проведении инвентаризации, утверждается состав комиссии. Материально-ответственные лица предоставляют в комиссию последние приходные и расходные документы.
2. Основной (Полевой этап): Непосредственный подсчет, взвешивание, обмер активов и сверка расчетов с контрагентами. Данные заносятся в инвентаризационные описи (акты).
3. Заключительный (Анализ и отражение результатов): Сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета. Выявление расхождений и их отражение в учете.

Каждый этап требует тщательной проработки.

Инвентаризация ТМЦ (сырья, материалов, товаров, готовой продукции) часто является самым объемным процессом. Проверка осуществляется сплошным подсчетом, взвешиванием и обмером в присутствии комиссии и МОЛ.

Все данные заносятся в Опись товарно-материальных ценностей (форма ИНВ-3). На испорченные ценности составляется Акт о порче (форма ТОРГ-15) или Акт о списании (форма ТОРГ-16).

При инвентаризации основных средств проверяется не только наличие, но и их техническое состояние, а также правильность отнесения объекта к ОС. Проверяются инвентарные карточки (форма ОС-6), паспорта и другие документы.

Особое внимание уделяется:

• Объектам, которые находятся в эксплуатации, на консервации или в аренде.
• Объектам, которые не прошли своевременную регистрацию.
• Полноте отражения в учете проведенных дооборудований, реконструкций и модернизаций.

Если в ходе проверки найдены объекты, не учтенные на балансе (излишки), их необходимо оприходовать по текущей рыночной стоимости. Это увеличит налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Проводки:

• Дт 08 «Вложения во внеоборотные активы» Кт 91.1 «Прочие доходы» — отражена рыночная стоимость выявленного объекта.
• Дт 01 «Основные средства» Кт 08 — объект введен в состав ОС.

При обнаружении недостачи виновное лицо (как правило, материально-ответственное) должно возместить ущерб. Сумма ущерба определяется по остаточной стоимости объекта (первоначальная стоимость за вычетом начисленной амортизации).

Проводки:

• Дт 01/Выбытие Кт 01 — списана первоначальная стоимость недостающего объекта.
• Дт 02 Кт 01/Выбытие — списана амортизация по объекту.
• Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 01/Выбытие — списана остаточная стоимость на недостачу.
• Дт 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кт 94 — сумма недостачи отнесена на виновное лицо.

Если виновник не установлен, сумма недостачи списывается на финансовые результаты: Дт 91.2 «Прочие расходы» Кт 94.

Этот этап заключается в документальном подтверждении сумм задолженности путем проведения сверок взаиморасчетов со всеми контрагентами. Цель — убедиться в реальности и правильной оценке обязательств.

По итогам сверок составляются Акты инвентаризации расчетов (форма ИНВ-17), где фиксируются подтвержденные, неподтвержденные и просроченные задолженности.

Безнадежной задолженностью признается долг, который невозможно взыскать (например, при ликвидации организации-должника или истечении срока исковой давности — 3 лет).

Такую задолженность необходимо списать за счет резерва по сомнительным долгам (если он создавался) или отнести на финансовые результаты.

Проводки:

• Дт 63 «Резервы по сомнительным долгам» Кт 62 (76) — списание за счет резерва.
• Дт 91.2 Кт 62 (76) — списание на прочие расходы при отсутствии резерва.

Признание внереализационного дохода от невыплаченной кредиторской задолженности

Кредиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности (3 года) и которая не была востребована кредитором, признается нереальной к выплате и подлежит списанию на внереализационные доходы организации.

Проводки:

• Дт 60 (62, 76) Кт 91.1 — списание кредиторской задолженности с истекшим сроком давности.

Это увеличивает базу по налогу на прибыль.

В обязательном порядке подлежат инвентаризации суммы по предъявленным и признанным претензиям, а также по исполнительным листам и вступившим в силу решениям суда. Они должны быть корректно отражены в учете на отчетную дату.

Например, если судом вынесено решение о взыскании с компании суммы ущерба, эта сумма должна быть отражена как кредиторская задолженность перед истцом, даже если выплата произойдет уже в следующем году.

Инвентаризация денежных средств и денежных документов

Инвентаризация кассы проводится в обязательном порядке путем полного пересчета всех денежных купюр и монет. Результаты заносятся в Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма ИНВ-15).

Остатки на расчетных счетах подтверждаются выписками банка. Задолженность по подотчетным суммам инвентаризируется путем сверки авансовых отчетов с данными учета и получения расписок от подотчетных лиц.

Итоги всех проверок сводятся воедино. По результатам инвентаризации составляется Ведомость учета результатов (форма ИНВ-26), которая передается на рассмотрение руководителю.

Руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации, на основании которого бухгалтерия производит окончательную запись выявленных расхождений в учете.

Для обеспечения объективности и эффективности инвентаризации важно:

• Включать в состав комиссии не только бухгалтеров, но и представителей других отделов (например, административно-хозяйственного, внутреннего аудита).
• Обеспечивать внезапность проверок для МОЛ (где это возможно и целесообразно).
• Использовать современные технологии для учета ТМЦ (штрихкодирование, RFID-метки).
• Закреплять порядок и сроки проведения инвентаризации во внутренних регламентах и Учетной политике.