ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ (ЭДО)

Кто должен использовать ЭДО?

Все компании должны представлять в электронном виде бухгалтерскую отчетность и аудиторское заключение к ней (п. 5 ст. 18 Федерального закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ).

Электронный документооборот обязателен для организаций, которые совершают любые операции с прослеживаемыми товарами, а также для нескольких категорий налогоплательщиков (п. 3 ст. 80 НК), а именно:

• крупнейшие налогоплательщики в соответствии с законодательством (п. 3 ст. 80 НК, приказ ФНС России от 16.05.2007 № ММ-3-06/308@).плательщики налогов или страховых взносов, у которых среднесписочная численность работников за предыдущий год превышает 100 человек (п. 3 ст. 80 НК).вновь созданные, в том числе в результате реорганизации, предприятия, у которых численность работников превышает 100 человек (п. 3 ст. 80 НК).плательщики НДС (п. 5 ст. 174 НК).неплательщики НДС, которые работают в интересах других лиц по договору комиссии или агентскому договору, если они выставили или получили счет-фактуру, выделили суммы НДС (п. 5 ст. 173 НК).налоговые агенты, которые реализуют сырые шкуры животных, лом и отходы черных и цветных металлов, алюминия вторичного и его сплавов, а также макулатуру (п. 8 ст. 161 НК).иностранные организации, которые оказывают российскому потребителю электронные услуги, включая продажу прав на цифровой контент через интернет. Местом реализации этих услуг признается РФ. Эта категория попадает под «налог на Googlе». (статьи 174.2 НК.)

Регламентирует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 14.07.2022) «Об электронной подписи».

Первичный учетный документ может быть составлен в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (далее — ЭПУД) (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ)).

Виды электронной подписи

Виды электронной подписи (ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ)):

• простая;
• усиленная неквалифицированная;
• усиленная квалифицированная.

Виды электронной подписи ЭПУД, составляемые организацией совместно с другими участниками ЭДО, определяются по соглашению сторон — участников ЭДО (пп. «а» п. 2, п. 17 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утв. Приказом Минфина России от 16.04.2021 N 62н).

КАК ОРГАНИЗОВАТЬ ЭДО?

Коммерческая организация вправе установить электронный документооборот (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Правила ведения делопроизводства в части использования электронного документооборота могут включать следующие положения:

• сферу использования электронного документооборота (например, обмен документами и информацией, служебная переписка, согласование проектов договоров и иных документов, взаимодействие с государственными органами);
• формы документов;
• правила оформления документов, виды используемых электронных подписей;
• обязательность применения работниками корпоративной электронной почты при обмене документами и информацией;
• порядок, место и сроки хранения электронных документов;
• лиц, ответственных за обеспечение конфиденциальности информации, передаваемой посредством использования электронного документооборота;
• контроль за организацией электронного документооборота;
• другие вопросы, связанные с использованием электронного документооборота.

Дата ЭПУД при его подписании ПЭП (НЭП)

Дата составления первичного учетного документа равна дате его подписания лицом, ответственным за совершившиеся события.

Дата составления первичного учетного документа не совпадает с датой совершения  факта хозяйственной жизни, оформляемого этим первичным учетным документом, указывается также информация о дате совершения факта хозяйственной жизни (п. 8 ФСБУ 27/2021).

При подписании электронного документа простой электронной подписью (ПЭП) и неквалифицированной электронной подписью (НЭП) метка доверенного времени не создается (п. п. 17, 19 ст. 2, ч. 2, 3, 4 ст. 5, ч. 1, 3 ст. 9, п. 2 ст. 11, ч. 1 ст. 18.1 Закона N 63-ФЗ, п. п. 2, 8 Порядка N 580).

Датой подписания ПЭП (НЭП) электронного документа является дата, указанная в визуальном отображении отметки об электронной подписи, автоматически создаваемом средствами информационной системы организации при открытии (визуализации) ЭПУД, подписанного ПЭП (НЭП), в интерфейсе информационной системы.

Дата ЭПУД для признания расходов в бухгалтерском и налоговом учете

Расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности) (п. 18 ПБУ 10/99).

Отражения документов должно быть по дате фактического совершения операции, а не по дате ЭПУД.

Для признания расходов в бухгалтерском учете по ЭПУД имеет значение дата совершения факта хозяйственной жизни, а не дата составления и (или) получения ЭПУД (п. 1 Рекомендации Р-62/2015-КпР «Отражение фактов хозяйственной жизни по поступившим в следующем отчетном периоде первичным учетным документам»).

Отдельные факты хозяйственной жизни могут оформляться не при их совершении, а с определенной периодичностью (например, за сутки, неделю, месяц, квартал).

Такими фактами хозяйственной жизни могут быть:

• длящиеся факты хозяйственной жизни (начисление процентов, амортизация активов, изменение стоимости активов и обязательств, т.п.);
• повторяющиеся факты хозяйственной жизни (поставка товара, продукции партиями в разные даты по одному долгосрочному договору, т.п.).

В регистрах бухучета могут регистрироваться ЭПУД с более поздней датой составления и (или) получения, чем дата окончания отчетного периода, в котором имел место факт хозяйственной жизни при наличии в этом документе специальной информации о дате (периоде) совершения факта хозяйственной жизни (Рекомендация Р-62/2015-КпР).

Для целей налогового учета при составлении ЭПУД датой признания расходов признается дата документа, сформированного в подтверждение возникновения соответствующих расходов (Письмо Минфина России от 30.05.2018 N 03-03-06/1/36756).

Дата признания расходов в целях налогообложения прибыли регулируется ст. 272 НК РФ при условии соответствия таких расходов требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, в частности документального подтверждения. При этом НК РФ не предусмотрено, что дата составления первичного учетного документа всегда должна рассматриваться как дата возникновения соответствующего расхода (Письма Минфина России от 29.08.2022 N 03-03-06/1/84125, от 07.08.2020 N 03-03-06/1/69363).

Вправе ли ИП на время своего отсутствия передать право применения ЭЦП другому лицу?

До 01.03.2022 законодательство не запрещало передачу права использования ЭЦП от ее владельца (индивидуального предпринимателя) другому лицу.

С 01.03.2022 представитель ИП подписывает электронный документ собственной квалифицированной ЭЦП с одновременным представлением доверенности.

Из положений п. 2 ст. 17.3 Закона N 63-ФЗ следует, что если физическое лицо уполномочено действовать от имени индивидуального предпринимателя на основании доверенности, то электронный документ подписывается квалифицированной электронной подписью физического лица, являющегося представителем индивидуального предпринимателя. Одновременно представляется выданная индивидуальным предпринимателем доверенность, оформленная в соответствии с требованиями гражданского законодательства РФ, в том числе в электронной форме в машиночитаемом виде (ч. 1 ст. 17.5 Закона N 63-ФЗ).

Таким образом, с 01.03.2022 законодательством предусмотрена возможность передачи индивидуальным предпринимателем по доверенности полномочий на подписание электронных документов представителю. В таком случае представитель подписывает документы собственной квалифицированной ЭЦП с предъявлением выданной индивидуальным предпринимателем доверенности.

Документооборот с иностранцами

ФНС разъяснила: для налогового учета иностранные документы можно подписать электронной подписью, сертификат проверки ключа которой выдали по иностранным нормам. Главное — соблюсти требования Закона об электронной подписи.

Однако если у иностранного государства нет договора с Россией, то подпись признают только простой.

Документы: Письмо ФНС России от 21.10.2022 N ЕА-3-26/11606@