Кому нужен аудит кадрового делопроизводства в 2025 году

Кадровый аудит представляет собой проверку работы кадровой службы и состояния кадрового делопроизводства. Цель — выявить риски в сфере управления персоналом и устранить допущенные ошибки.

В этом смысле аудит кадров чем-то напоминает консалтинг: эксперты помогают бизнесу и кадровой службе эффективно решать вопросы применения трудовых норм. Но правильнее будет сказать — аудит включает в себя консалтинг, так как помимо рекомендаций и ответов на вопросы эксперты проводят анализ и оценку имеющейся кадровой документации.

Классифицировать кадровый аудит можно разными способами в зависимости от выбранных критериев.

Фактор времени:

• плановые проверки (по заранее установленному графику) или внеплановые (инициируемые по необходимости);
• периодические (на регулярной основе) или разовые.

Масштаб мероприятий:

• полный аудит (комплексный) или локализованный (анализ конкретного направления);
• сплошная проверка документации или частичная выборка (например, оценка документов из зоны высокого риска).

Статус исполнителя:

• внутренние проверки (своими силами) или внешний аудит (силами привлеченных экспертов).

Проверки могут быть любыми, главное, чтобы они помогли бизнесу убедиться в правильности кадрового документооборота и фактическом выполнении нормативных требований. Учитывая, как стремительно меняется законодательство в сфере труда, рекомендуем проводить такие проверки не реже двух раз в год.

Проверку своими силами, как правило, выбирают небольшие компании, у которых объем кадровой документации совсем небольшой. Проанализировать качество ведения делопроизводства может любой сотрудник, обладающий необходимыми компетенциями, например начальник отдела кадров или юрисконсульт (специалисту потребуются хорошие базовые знания трудового законодательства). Все выявленные нарушения и несоответствия также устраняются в штатном порядке.

К внешнему аудиту прибегает бизнес, которому необходима независимая экспертиза. Приглашенный аудитор подготовит отчет, в котором перечислит все выявленные нарушения, предоставит оценку рисков в денежном выражении (суммы возможных штрафов) и рекомендации по исправлению ошибок.

Преимущество внешнего аудита — в отсутствии личной заинтересованности эксперта. Он сам не является сотрудником проверяемой компании и не имеет связей с персоналом, поэтому его оценка более объективна. К тому же эксперты по кадрам в аудиторской компании, как правило, обладают большим опытом и насмотренностью, чем штатные специалисты, и могут оценивать работу с документами на более качественном уровне.

Если в компании трудится хотя бы один наемный сотрудник, то возникает необходимость в ведении кадрового делопроизводства. Однако не все работодатели ответственно относятся к этому процессу. Довольно часто ситуация складывается нелучшим образом: в штате организации вообще нет отдельного квалифицированного работника, который бы отвечал за надлежащее оформление персонала. Поэтому данные задачи перекладываются на бухгалтеров или иных лиц, у которых нет необходимых знаний и навыков. В результате:

• на предприятии не отслеживаются актуальные изменения трудового законодательства;
• внутренние (локальные) документы не обновляются или составляются неправильно;
• допускаются грубые ошибки при составлении кадровой документации и вообще в учете.

Несоответствие кадрового документооборота действующим требованиям влечет для организации различные неблагоприятные последствия. Например, компанию могут наказать за нарушение прав работников и наложить серьезные материальные санкции. Также у организации могут возникнуть проблемы с налоговыми и миграционными органами, потому что от грамотности проводимой кадровой политики напрямую зависит правильность исчисления налоговых и страховых взносов на работников и правильность оформления в штат иностранных сотрудников.

Кадровый аудит позволит:

• удостовериться в компетентности сотрудников hr-подразделения;
• проверить наличие всех обязательных внутренних и кадровых документов;
• убедиться в правильности оформления документации по кадрам;
• выявить слабые места в кадровой политике компании;
• проверить соблюдение норм законодательства (прежде всего, трудового и миграционного);
• предупредить возможные риски привлечения руководства и компании к ответственности за несоблюдение установленных правил и требований;
• предупредить возможные трудовые конфликты;
• сберечь деловую репутацию компании, если трудовые споры все же возникнут.

То есть основная цель кадрового аудита — устранение рисков для работодателя. А для этого аудитор должен, во-первых, проверить факт наличия всех обязательных документов, во-вторых, оценить содержание документов с точки зрения соответствия актуальным требованиям закона.

Аудит кадров стал для бизнеса частью корпоративного управления. Регулярные проверки кадрового делопроизводства используются как превентивные меры для обеспечения устойчивости и стабильности компании. Но есть особые случаи, которые сигнализируют о необходимости срочного проведения hr-аудита.

• Ожидание плановой проверки трудовой инспекции.
• Увольнение руководителя hr-отдела (особенно, если смещение с должности произошло из-за допущенных нарушений).
• Смена руководства в компании либо обновление состава учредителей.
• Существенные изменения в трудовом или миграционном законодательстве.
• Наличие неразрешенного конфликта с сотрудником (есть вероятность направления жалобы в трудовую инспекцию или в суд).
• Запланированы массовые сокращения/увольнения сотрудников.

В каждой из указанных ситуаций своевременное проведение аудита позволит фирме сохранить свою деловую репутацию и предупредить возможное применение финансовых санкций.

Проверки, как правило, проводятся на территории компании-заказчика, так как это связано с особым режимом хранения оригиналов кадровых документов. Первый этап проверки — организационный. Аудитору необходимо выяснить цели проверки, чтобы определить методы и просчитать сроки. Список проверяемой документации определяется с учетом специфики деятельности заказчика, так как единого перечня обязательных документов нет.

После завершения подготовительного этапа аудитор приступает к анализу полученных материалов. Оценивается наличие необходимых актов, оформление и содержание с точки зрения требований закона. Особо проверяется соответствие внутренних документов друг другу, чтобы один акт не противоречил другому. Также тщательно проверяется факт ознакомления сотрудников с документами, соблюдение гарантий для определенных категорий лиц.

По результатам проведенной работы аудитор составляет отчет, в котором излагает свои выводы относительно качества ведения в компании кадрового делопроизводства. Помимо указания выявленных ошибок и нарушений эксперт приводит рекомендации по устранению потенциальных рисков.

Конкретной формы для такого отчета нет, он составляется в свободной форме и учитывает пожелания заказчика. При необходимости эксперт может рассчитать возможные суммы штрафных санкций, если компания не исправит недочеты и подвергнется

Качественные и регулярные проверки позволяют своевременно выявлять и устранять многие недочеты, связанные с кадровым делопроизводством. Чем дольше не проводится в компании аудит, тем больше накапливается критических ошибок.

Чаще всего эксперты ЮРКОМ сталкиваются с такими нарушениями законодательства.

Неправильное оформление сотрудников:

• трудовые договоры заменяются гражданско-правовыми (необоснованное сотрудничество с большим числом самозанятых);
• в трудовых контрактах не указываются все обязательные условия по ТК;
• не подписываются доп. соглашения при изменении условий договора;
• нет должностных инструкций;
• сотрудники не ознакомлены под личную роспись с внутренними документами.

Неверное оформление отпусков:

• не составляются графики отпусков;
• нет уведомлений о начале отпуска;
• неправильно делятся периоды отпусков.

Нарушения в сфере труда:

• несоблюдение порядка отправки в командировку;
• неправильное привлечение сотрудников к доп. работам (например, в выходные);
• не проводится спец. оценка условий труда и др.

После профессионально проведенного аудита руководитель или собственник бизнеса получает объективное представление о состоянии и качестве ведения кадрового делопроизводства в компании. Благодаря работе эксперта он понимает, какие документы необходимо разработать и утвердить, а какие привести в соответствие с актуальными требованиями. Он осознает, какой потенциал имеет собственный отдел кадров, какие меры необходимо принять и на какой результат рассчитывать.

То есть аудит позволяет не только разобраться с кадровыми документами, но также сэкономить деньги на штрафах, сохранить репутацию и доверие сотрудников, клиентов и партнеров. Нужно только выбирать в качестве аудиторов — профессионалов, гарантирующих качество услуг.

Кадровый сервис ЮРКОМ — поможем в работе с кадрами по всем направлениям!