Организация проведения деловых мероприятий в России

Деловые мероприятия — важная часть жизни любой компании. Чтобы бизнес-событие прошло успешно и оставило позитивные ассоциации у гостей, нужно ответственно подойти к его организации.

Для чего проводятся бизнес-мероприятия?

Основными задачами деловых встреч являются:

• создание и укрепление имиджа компании;
• привлечение инвесторов;
• установление связей с партнерами;
• привлечение новых клиентов, расширение целевой аудитории продукции;
• презентация нового продукта и вывод его на рынок;
• повышение узнаваемости бренда и его продукции.

Виды бизнес-мероприятий

Успех деловой встречи зависит от трех составляющих.

1. Правильное определение задачи.
2. Соответствие выбранного вида и/или формата встречи с поставленной задачей.
3. Обеспечение баланса между деловой и культурно-развлекательной составляющими.

Рассмотрим подробнее популярные виды деловых событий с учетом контекста решаемых ими бизнес-задач.

Конференция

Конференция может проводиться как коммерческими организациями, так и НКО. Такой вид бизнес-активности проводится для обсуждения проблем и вопросов в какой-то сфере и попутного привлечения клиентов, контрагентов и инвесторов.

Для проведения конференции нужно:

• разработать ее деловой и креативный концепт;
• решить организационные вопросы с местом проведения и техническим оснащением;
• пригласить известных спикеров;
• организовать базу участников;
• продумать программу мероприятия;
• продумать регламент выступлений;
• привлечь СМИ;
• обеспечить проживание и питание иногородних участников и др.

Бизнес-семинар

Это мероприятие узкой направленности. Его первостепенная задача — обучение. На семинаре его участники обсуждают актуальные вопросы в своей отрасли, проекты, новости, дискутируют и обмениваются опытом.

Для проведения семинара требуется:

• выбрать площадку;
• организовать тех. поддержку;
• провести рекламную кампанию;
• разработать программу;
• решить вопросы с питанием, проживанием, проездом участников и др.

Тренинг

Тренинг — это короткая встреча, решающая обучающую задачу по выработке или отработке узкого навыка. Например, тренинг по продажам.

Для проведения тренинга также нужно позаботиться о месте его проведения и техническом сопровождении. Но главная задача — найти и пригласить грамотного тренера.

Выставка

Выставка — это мероприятие, которое проводят, чтобы продемонстрировать товар и его услугу. Попутными задачами выставки является продажа продукции и повышение репутации бренда.

При организации выставки надо позаботиться о подходящем помещении, стендах, оборудовании, привлечении аудитории и разработке креативной концепции.

Часто выставки проводятся не в качестве самостоятельного мероприятия, а в качестве дополнения к другому деловому формату события (конференция, тренинг, форум).

Презентация

Презентация — это встреча, на которой бренд презентует свой продукт, рассказывает о достижениях компании с целью привлечения партеров, инвесторов или клиентов.

При организации презентации нужно:

• продумать рекламную кампанию;
• найти подходящее помещение;
• обеспечить тех. оснащение;
• подготовить промоматериалы.

Бизнес-форум

Бизнес-форум — масштабное мероприятие с большой аудиторией, которое может включать в себя другие форматы деловых событий (в том числе те, которые были перечислены ранее).

Это одно из самых сложных мероприятий в плане организации. Требуется:

• найти подходящую площадку;
• найти участников и обеспечить их перелет, трансфер, проживание, питание;
• разработать рекламную кампанию и обеспечить информационную поддержку форума;
• составить культурную программу и др.

Справка. Сложность в решении этих типичных задач бизнес-мероприятия в том, что форум охватывает большое количество участников и форматов.

Профессиональная юридическая помощь в организации и проведении деловых мероприятия в России

По словам президента Института проектирования деловых мероприятий (MDI) Маартена Ваннесте, 60% успеха бизнес-мероприятия в достижении поставленных целей зависит от его подготовки. Если вы хотите, чтобы организованное вами деловое мероприятие увенчалось успехом, вам необходима поддержка профессионалов.

Эксперты ЮРКОМкомпани помогут  решить как общие, так и специфические задачи в рамках организации любого делового события от определения цели мероприятия, расчета и согласования бюджета до подготовки площадки, размещения гостей и непосредственной координации.

Обращайтесь!